بر اساس یک شرطی در شرایط خصوصی بیمه حمل کالا، بیمه گذار یا خریدار بیمه باربری موظف است قبل و یا بلافاصله بعد از حمل هر محموله اطلاعات حمل به شرح ذیل را از طریق ارسال یک اعلامیه ، برای شرکت بیمه ارسال نماید و از شرکت بیمه گواهی حمل دریافت نماید.این اطلاعات شامل :نوع کالا ، مقدار کالا ، ارزش کالا ، مشخصات وسیله حمل ،تاریخ حمل ،شماره بارنامه ،مبدا و مقصد حمل کالا است.ازآنجاییکه پرداخت خسارت توسط شرکت بیمه منوط به ارسال این اطلاعات گردیده است ضروری است بیمه گذاران پس از خرید بیمه حمل کالا، به محض دریافت اطلاعات حمل بار نسبت به ارسال این اطلاعات به شرکت بیمه و دریافت گواهی حمل اقدام نمایند .لازم به توضیح است در زمان حمل کالا، این اطلاعات در اسرع وقت از سوی متصدی حمل و نقل یا فورواردر در اختیار صاحب کالا، گیرنده کالا و ذینفع آن قرار می گیرد.