بر اساس یک شرطی در شرایط خصوصی بیمه حمل کالا، بیمه گذار یا خریدار بیمه باربری موظف است قبل و یا بلافاصله بعد از حمل هر محموله اطلاعات حمل به شرح ذیل را از طریق ارسال یک اعلامیه ، برای شرکت بیمه ارسال نماید و از شرکت بیمه گواهی حمل دریافت نماید.این اطلاعات شامل :نوع کالا ، مقدار کالا ، ارزش کالا ، مشخصات وسیله حمل ،تاریخ حمل ،شماره بارنامه ،مبدا و مقصد حمل کالا است.ازآنجاییکه پرداخت خسارت توسط شرکت بیمه منوط به ارسال این اطلاعات گردیده است ضروری است بیمه گذاران پس از خرید بیمه حمل کالا در صورتیکه کالای مورد بیمه در چند مرحله حمل میشود، به محض دریافت اطلاعات حمل بار نسبت به ارسال این اطلاعات به شرکت بیمه و دریافت گواهی حمل اقدام نمایند .لازم به توضیح است در زمان حمل کالا، این اطلاعات در اسرع وقت از سوی متصدی حمل و نقل یا فورواردر در اختیار صاحب کالا، گیرنده کالا و ذینفع آن قرار می گیرد.
همچنین با استفاده از گواهی های حمل صادر شده در صورتی که بخشی از ارزش کالای مورد بیمه، بر اساس گواهیهای حمل و اسناد موجود، عملاً حمل نشده باشد، میتوان مقدار کالای حملنشده را با توجه به ارزش کل بیمهشده محاسبه کرد. در این حالت، حق بیمه مربوط به اعتبار استفادهنشده، قابل برگشت بوده و از طریق صدور الحاقیه اصلاحی به بیمهگذار مسترد میشود.